Digitalisierung tauscht Arbeitszeit in Qualitätsarbeit

Digitalisierung im Controlling tauscht Arbeitszeit in Qualitätsarbeit

Doch welche Software passt zu meinem Unternehmen? In der Ausgabe vom 23. November 2019 berichten die Oberösterreichischen Nachrichten über die Jahresveranstaltung des Internationalen Controllervereins im Museum Arbeitswelt in Steyr. Zentrales Thema der Veranstaltung war die Digitalisierung. Die Potentiale der Digitalisierung im Berichtswesen wurden dabei von einem namhaften Experten aufgezeigt und anschaulich zusammengefasst: „Die Zahlenaufbereitung für eine Aufsichtsratssitzung, die händisch neun Stunden Zeit erfordert, liefert ein automatisierter Prozess binnen zwei Minuten. Das gibt Zeit frei für die Analyse.“ Mit einem automatisierten Prozess gewinnt man also einen gesamten Arbeitstag für Qualitätsarbeit und das erstmal nur bezogen auf das Thema Berichtswesen.

Denkt man an den gesamten Prozess der Unternehmenssteuerung wird schnell klar, welche Potentiale in der Digitalisierung für annähernd jedes Unternehmen liegen. Man tauscht Arbeitszeit in reine Qualitätsarbeit ein und wird somit effizienter. Unproduktive Tätigkeiten, wie beispielsweise das händische Befüllen und die zeitaufwändige Bearbeitung von Excel Dateien entfällt und kann gegen unternehmerisches Analysieren, Nachdenken und Entscheiden getauscht werden. Dazu kommt noch, dass bei der Einführung einer digitalen Unternehmenssteuerung die zugrundeliegenden Prozesse modernisiert oder auch neu gedacht werden. Das bringt strukturierte, integrierte und stringente Prozesse hervor, erhöht Effektivität und Effizienz deutlich und bringt Sicherheit.

Erfolgsfaktor Mensch

Die Modernisierung bildet sich aber nicht nur am Faktor Zeit und Sicherheit ab. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor liegt nun darin, wie der automatisierte Prozess den Anwender bei seiner Arbeit unterstützt. Es ist wichtig an dieser Stelle auf Systeme zu setzen, die tatsächlich am Puls der Zeit sind. Gemeint sind damit nicht unbedingt Produkte, die den besten Algorithmus, zum Beispiel im Bereich der Künstlichen Intelligenz bewerben, sondern jene Systeme, die für den Anwender die beste Unterstützung und Usability darstellen. Nur dann gelingt auch die digitale Transformation in der Unternehmenssteuerung, denn es sind die Menschen, die den Prozess akzeptieren und damit essentiell unterstützen.

Auch im Business: Amazon, Facebook & Co sind der Standard

Mitarbeiter orientieren sich heute an den modernen Standards wie man sie bei Amazon, Facebook oder den gängigsten Reiseportalen findet. Auch hier müssen Daten eingegeben und Angebote „analysiert“ werden. Das Informationsdesign ist damit ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Solche Systeme sind attraktiv, intuitiv, selbsterklärend und steuern den Anwender durch den gesamten Prozess. Frust soll jedenfalls nicht aufkommen und eine Einschulung für die Bedienung eines Reiseportals werden Sie wahrscheinlich auch nicht benötigen. Zurück zur Unternehmenswelt: Viele der am Markt befindlichen Systeme können solche (Grund-) Bedürfnisse nicht mehr abdecken. Zwar wurden sie laufend weiterentwickelt und verbessert, ihre zugrundeliegende Architektur und die eingesetzten Technologien stammen aber bereits aus der Zeit um die Jahrtausendwende. Mit gutem Grund wurden die bei der Veranstaltung anwesenden Controller daher aufgefordert genau zu prüfen, welche Produkte für das eigene Unternehmen passen.

Wie erkennt man als Anwender eine nicht mehr zeitgemäße Software im Bereich der integrierten digitalen Unternehmenssteuerung?

Hier meine Top 20:

1. Die Software spricht Sie optisch nicht an.
2. Die Bedienung der Software ist umständlich und nicht intuitiv.
3. In einer Bearbeitungsleiste sind mehr als 10 Buttons gleichzeitig sichtbar.
4. Sie können kein Foto uploaden.
5. Sie finden kein transparentes Preis-Modell auf der Homepage des Anbieters.
6. Für die Software ist keine Cloud Lösung verfügbar.
7. Es gibt einen Speicher Button.
8. Ein Speichervorgang dauert länger als eine Sekunde.
9. Informationen können nur über fix hinterlegte Eingabefelder abgerufen werden.
10. Sie können weder Nachrichten verschicken, Informationen posten, noch Anfragen freigeben oder Ihre Gedanken dokumentieren.
11. Wenn Sie etwas anpassen möchten sind Sie immer von einem Spezialisten abhängig, der in die Programmstruktur der Software eingreifen muss.
12. In der Software ist kein Bereich vorgesehen, mit dem Sie Daten aus einem führenden System übernehmen, dann weiterbearbeiten und zuletzt wieder zurückspielen können.
13. Der Fokus der Software liegt nur auf der Analyse und Visualisierung von Daten.
14. Das Produkt enthält keine Expertise in Form von gültigen Standards in Bereichen wie beispielsweise Controlling, Rechnungswesen, Kalkulation oder Vertrieb.
15. Das Produkt berücksichtigt weder Ihr Geschäftsmodell noch Ihre Branche.
16. Sie können die Arbeit nicht zu Hause, am Flughafen oder sonst wo erledigen.
17. Sie können mit Ihren Kollegen in Wien, Bregenz und Frankfurt sowie der Kollegin im Nebenbüro nicht gleichzeitig Daten eingeben, gemeinsam analysieren und kommunizieren.
18. Der Abarbeitungsgrad der vorgelagerten Prozesse ist nicht ersichtlich.
19. Das Programm verfügt über kein Rollen- und Hierarchiekonzept.
20. Der Hersteller verlangt eine Bindefrist, in der Sie das Programm nicht kündigen können.