Alle reden von der digitalen Transformation, doch wie sieht diese in Hinblick auf eine moderne Unternehmenssteuerung für KMUs eigentlich aus? Per Definition bezeichnet die digitale Transformation einen fortlaufenden, in digitalen Technologien begründeten Veränderungsprozess, der uns alle und insbesondere Unternehmen betrifft. Damit sind auch kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) betroffen.
Doch gerade bei KMUs ist die digitale Transformation noch nicht angekommen. Zwar baut sich bei Eigentümern von KMUs auf Basis von Veranstaltungen und Informationen der Interessensvertretung, Steuerberater oder der Hausbank Druck zur digitalen Veränderung auf. Was aber genau zu tun ist bleibt meist unklar. Zudem haben KMUs oftmals das Gefühl, dass eine moderne Unternehmenssteuerung nur etwas für große Unternehmen ist. Dort kann man sich die erforderlichen digitalen Systeme und eine umfangreiche Anpassung von Organisation und Prozessen leisten. Allerdings gibt es mit .flınk eine interessante und leistbare Alternative, um sich die Power der großen Player ins Haus zu holen.
Anforderungen im Tischlereibetrieb
Nehmen wir zum Beispiel einen Tischlereibetrieb. Dieser wickelt für Privatkunden und gelegentlich auch für den öffentlichen Bereich Aufträge ab. Im Unternehmen arbeiten 8 Mitarbeiter als Monteure, Projektleiter oder Facharbeiter. Die Frau des Unternehmers erledigt die Verwaltung. Der Eigentümer und Geschäftsführer ist im Vertrieb und Projektmanagement sowie eigentlich überall in der Organisation anzutreffen. Im Jahr werden so ca. 120 Projekte mit einem Umsatz von ca. € 3 Mio. umgesetzt. Der Unternehmer gibt an, dass Ergebnisse und Geschäftsentwicklung grundsätzlich positiv sind, allerdings hat er immer wieder mit Liquiditätsengpässen zu kämpfen.
Er ist in drei Segmenten tätig, Schlafzimmer, Sauna und Wohnmöbel. Seine Hausbank hat in letzter Zeit einen erhöhten Informationsbedarf. Der Unternehmer selbst kann nicht genau sagen, in welchem Segment und mit welchen Projekten er tatsächlich Geld verdient, ob seine Angebotspreise korrekt eingestellt sind und ob er das realisierte Jahresergebnis aus dem letzten Jahr wieder erreichen kann oder nicht. Darüber informiert ihn üblicherweise sein Steuerberater ein, zwei Monate nach dem Jahresende.
Aktuell ist die Auftragslage hervorragend und der Unternehmer überlegt einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Aber kann er sich den überhaupt leisten und hat er auch in zwei Monaten noch ausreichend Aufträge und damit den Kapazitätsbedarf, um ihn auch auslasten zu können? Für größere Unternehmen sind dies Routine-Fragen, die aus der Kostenrechnung und dem Controlling üblicherweise einfach beantwortet werden können. Der KMU Unternehmer hat allerdings kein ERP-System und auch nicht die fachlichen Möglichkeiten, denn er muss sich 100% auf das operative Geschäft und damit auf seine Kunden konzentrieren.
Wie wird .flınk beim KMU Unternehmer nun eingeführt?
Mit der Implementierung von .flınk hat der KMU Unternehmer nunmehr die Möglichkeit, sein Unternehmen in Zukunft modern, transparent und effizient zu steuern. Aber wie geht das genau und woher kommen die Daten die man dafür benötigt? Die Berater von .flınk evaluieren zunächst einmal das Geschäftsmodell und die Prozesse im Unternehmen, erarbeiten die Anforderungen und stimmen diese mit dem Unternehmer ab. Schließlich geht es nicht nur um eine Software, sondern um ein Gesamtprojekt, bei dem die Perspektiven Mensch, Organisation und Technik ganzheitlich zu berücksichtigen sind.
Wie kommt der Unternehmer zu seinen Daten?
Da der Unternehmer kein ERP-System und damit keine Daten in digitaler Form zur Verfügung stellen kann, kommen diese vom System des Steuerberaters. Der Unternehmer bringt üblicherweise einmal im Monat seine Belege zwecks Verbuchung
zu seinem Steuerberater.
Der Steuerberater kontiert die Belege und verbucht in seinem System. .flınk wird nun mit einer Schnittstelle direkt an dieses System des Steuerberaters angeschlossen.
Orientierungsbeispiel für Maßnahmen bei der Implementierung
Um in Zukunft Kosten und Umsätze genau zu Projekten und Segmenten zuordnen zu können ist eine beleghafte Verbuchung auf Einzelkonten alleine nicht mehr ausreichend. Daher wird gemeinsam mit dem Unternehmer der Ablaufprozess so angepasst, dass alle Belege eine Projektzuordnung erhalten. Im Grunde ist dies ein einfacher Vorgang, der anfangs ungewohnt ist und etwas Disziplin erfordert, sich aber rasch einpendelt.
Allerdings gibt es auch Kosten, die nicht so einfach direkt zuordenbar sind. Einige Materialien, beispielsweise Klebstoffe oder Standardbezüge werden aus Kostengründen einmal im Quartal eingekauft und anschließend in einem Lager verwahrt. Die Berater von .flınk arbeiten hier ein einfaches Lagerkonzept aus, das je nach Bedarf über Excel oder eine günstige Lagersoftware geführt werden kann. Beim projektbezogenen Ausfassen der Materialien aus dem Lager kann die erforderliche Zuordnung entweder einzeln direkt oder bei Bedarf über Kostenaufschläge erfolgen. Mit diesen einfach umzusetzenden Schritten sind nun alle erforderlichen Daten vorhanden. Das Orientierungsbeispiel ist nur ein Auszug aus dem Gesamtprozess einer Implementierung, um ein Gefühl für die umzusetzenden Themenbereiche zu geben.
Wie lange dauert die Implementierung?
Die meiste Zeit wird für die fachliche und organisatorische Klärung sowie für die Beratung benötigt. Die Technik von .flınk wird nach erfolgreicher Evaluierungsphase rasch umgesetzt. Bei unserem Beispiel kann der KMU Unternehmer mit ca. 2 Tagen vor Ort rechnen. Zwei Wochen später ist .flınk voll einsatzfähig. Die Einführung von .flınk für KMUs wird übrigens in Pauschale verrechnet (Preismodell „smart“) und ist damit für den Unternehmer übersichtlich und kalkulierbar. Die Preise sind auf der Homepage von .flınk ersichtlich.
Vorteile für den Unternehmer
Als moderne Unternehmenssteuerung für KMUs kann .flınk dem Unternehmer nun Informationen, Analysen und Erkenntnisse liefern, die üblicherweise nur größeren Unternehmen vorbehalten sind. Der Unternehmer weiß nun beispielsweise in welchen Segmenten und bei welchen Projekten er welche Ergebnisse erzielt. Er kann seine vorhandenen Aufträge perfekt analysieren und zusätzlich potentielle Kundenaufträge in .flınk planen.
Doch .flınk bietet dem KMU Unternehmer noch mehr:
- Auftragskalkulation und Forecast
- Iterative Ermittlung von deckenden Angebotspreisen
- Liquiditäts-Darstellung und Forecast
- Kapazitäts-Übersicht und Forecast
- Planung von Unternehmenseinheiten und Segmenten (Kostenstellen)
- Monatsergebnis in Projekt-, Segment- und G&V Form
Damit erreicht er qualitativ hochwertige Aussagen über sein Jahresergebnis schon während des Jahres und kann seine operativen Handlungen optimal darauf abstimmen. Dabei unterstützt ihn die einfach und intuitiv zu bedienende Analyseumgebung in .flınk genauso wie ein aussagekräftiges Dashboard. Zudem hat er die Möglichkeit, seine Hausbank online an einen extra für die Hausbank individuell definierten Bericht in Form eines Banken-Dashboards informiert zu halten. Erfahrungsgemäß wird damit das Vertrauen der Bank gestärkt und unterjährige Liquiditätsdiskussionen sind Geschichte.
